Przechowywanie oraz wystawianie faktur w formie elektronicznej staje się coraz bardziej powszechne wśród firm w Polsce. Takie rozwiązanie nie tylko pozwala na uniknięcie zbędnej ilości papierów, ale też zapewnia bezpieczeństwo przechowywania danych.
Można wyróżnić naprawdę wiele zalet przechowywania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej. Jednak należy wiedzieć, jak to dobrze zrobić, bo samo przechowywanie skanów faktur papierowych nie jest dobrym pomysłem dla większości firm. Poniżej przedstawiamy zalety i najlepsze sposoby archiwizacji faktur.
Archiwizacja faktur — przepisy
Warto na początku zauważyć, że elektroniczne przetwarzanie faktur jest w Polsce regulowane prawnie. Zgodnie z art. 112 i 112a ustawy o VAT każdy podatnik wystawiający fakturę VAT zobowiązany jest do przechowywania ewidencji podatkowej przez co najmniej 5 lat na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Co więcej, wyżej wymieniona ustawa nakłada również obowiązek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na łatwe odszukanie oraz w sposób spełniający warunek autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dotyczącej upływu terminu przedawnienia.
Archiwizacja faktur — zalety
Mimo że prawo nakłada obowiązek archiwizowania faktur, to niesie to za sobą również niezliczone zalety. Elektroniczne przetwarzanie i archiwizowanie faktur pozwala przede wszystkim zaoszczędzić papier, tusz do drukarki oraz czas. Pozwala to również na szybką ewentualną korektę faktury w przypadku błędu.
Archiwizowanie faktur jest również bezpiecznym rozwiązaniem. Dzięki temu zawsze pod ręką istnieje dowód wystawienia. Dodatkowo łatwo jest je odzyskać (jeśli faktury są trzymane w chmurze) oraz przedstawić je w wypadku ewentualnej kontroli podatkowej.
Archiwizacja faktur — jak to dobrze zrobić?
Archiwizacja faktur powinna być wykonywana za pomocą specjalistycznych programów — samo trzymanie skanów papierowych wersji często jest niewystarczające. Archiwizacja faktur za pomocą specjalistycznych programów do tego służących umożliwia szybkie ich wyszukiwanie, czy też przypisanie każdej faktury do konkretnego klienta.
Odpowiedni program do przetwarzania faktur może pomóc nie tylko w archiwizacji, ale również w księgowości. Dzięki nim można śledzić terminy płatności oraz je odpowiednio klasyfikować. Pozwala to również na wyciągnięcie cennych danych dotyczących wydatków i płatności. Odpowiednie ich przeanalizowanie może przełożyć się na optymalizację procesów biznesowych w firmie, a nawet na redukcję kosztów.
